Инвентаризация – операция, которая позволяет выявить возможное несоответствие количества фактических и учетных остатков. Чтобы отразить эту информацию в системе, необходимо создать документ Инвентаризация.
Список инвентаризаций представлен списком документов.
В списке инвентаризаций отображаются следующие поля:
№ документа;
Сотрудник – имя сотрудника, с аккаунта которого был создан документ;
Подразделение;
Склад;
Дата;
Тип;
Статус:
Проведена – документ был проведен и его результаты отразились на остатках;
В процессе – документ находится в работе, его результаты не отражаются на остатках;
Отменена – действия проведенного ранее документа были отменены для его дальнейшего редактирования;
При оформлении инвентаризации в системе фиксируется имя сотрудника, выполнившего операцию.
Если другой пользователь проведет/отменит проведение инвентаризации, то зафиксируются его имя и действие и будет отображаться только эта информация. Т.е. в системе отображаются последнее действие и имя пользователя, выполнившего его.
Для оформления инвентаризации нажмите кнопку Выполнить инвентаризацию.
Заполните поля и нажмите Далее.
Звездочкой (*) отмечены поля, обязательные для заполнения.
Подразделение – выберите подразделение из выпадающего списка.
Склад – выберите из выпадающего списка склад, с которого нужно выполнить инвентаризацию.
Номер инвентаризации – введите номер. Если поле оставить пустым, оно заполнится автоматически.
Дата – заполняется автоматически значением текущей даты и времени. Можно задать другую дату и время.
Тип:
Полная – загружаются все товары, имеющиеся на складе.
По движениям и остаткам – загружаются сущности, которые участвовали в движениях с момента последней инвентаризации.
Индивидуально – можно выбрать и добавить необходимые сущности.
При выборе индивидуальной инвентаризации появляется дополнительное поле для ввода названий ингредиентов, по которым нужно провести инвентаризацию:
Раздел доступен только при создании новой инвентаризации. После перехода к этапу 2 (проведению инвентаризации) нельзя изменить данные, введенные на этапе 1. В случае допущения ошибки необходимо удалить неверную инвентаризацию и создать новый документ.
Себестоимость – себестоимость количества сущностей, которые имеются на складе в данный момент (по ФИФО).
План – количество сущностей, имеющееся на складе в данный момент.
Факт – заполните поле значением из полученного инвентаризационного листа.
Разница – разница между планом и фактом в количественном выражении.
Итог – разница между планом и фактом в денежном выражении.
Действия – выберите операцию, которую необходимо выполнить с ингредиентом:
Списать – если план больше факта, можно сразу списать эту разницу.
Оприходовать – если факт больше плана, можно сразу оприходовать эту разницу.
Пропустить – не выполнять никаких действий с разницей или недостачей.
Если план соответствует факту, то выбор действия недоступен.
Комментарий – введите текст (опционально).
Доступные действия по нажатию кнопок:
Распечатать бланк – система выводит на инвентаризационный бланк (всегда формат XLSX),в котором отображаются столбцы с наименованием ингредиентов и количеством. Дополнительно можно добавить третий столбец – единицы измерения. Для этого нужно включить соответствующий чекбокс.
Сохранить и провести – система сохраняет введенные данные и действия и проводит выбранные складские операции. У инвентаризации будет статус “Проведена”.
Сохранить без проведения – система сохраняет введенные данные и действия, но не проводит выбранные складские операции. У инвентаризации будет статус “В процессе”.
Назад – система возвращает к списку всех документов.
Для просмотра состава инвентаризации можно нажать на троеточие в строке инвентаризации и выбрать пункт меню Открыть или нажать на Номер инвентаризации в общем списке.
Система отобразит карточку инвентаризации с информацией о ее составе.
Просмотр состава карточки инвентаризации возможен только для инвентаризаций, находящихся в статусе Проведена.
С инвентаризациями можно выполнить следующие действия:
Открыть – посмотреть результат проведенной инвентаризации. Если инвентаризация имеет статус "В процессе", действие недоступно.
Редактировать – отредактировать инвентаризацию со статусом "В процессе". Чтобы отредактировать инвентаризацию со статусом "Проведена", нужно отменить ее.
Провести – провести инвентаризацию, статус которой “В процессе”.
Отменить проведение – отменить действия инвентаризации со статусом "Проведена" и изменить ее статус на"Отменена". После этого появляется возможность отредактировать инвентаризацию.
Скачать – скачать документ с результатами инвентаризации в XLSX-формате.
Удалить – удалить документ навсегда, если инвентаризация не проведена. Удаление непроведенной инвентаризации доступно как в общем списке, так и в окне редактирования инвентаризации.
Инвентаризации можно искать по ингредиенту. Для этого нажмите на значок лупы в заголовке столбца.
С помощью стрелочек можно отсортировать документы об инвентаризациях. Сортировка работает от большего к меньшему значению и наоборот (от меньшего к большему).
Закрытие периода может производиться только ПОЛНОЙ инвентаризацией.